Kako izvući maksimum iz poslovne konferencije u drugom gradu?

Mnogi se vrate sa konferencije sa punom torbom flajera, nekoliko vizit-karata i utiskom da su bili prisutni, a da se ništa nije promenilo. Vrednost događaja retko zavisi samo od programa; mnogo više zavisi od vremena koje ostavite za razgovore, kontakata koje pokrenete i rasporeda koji vam to omogućava. Zato su izbor predavanja i organizacija puta ono što najviše utiče na rezultat.

Vrednost konferencije ne staje u program

Program je samo okvir. Ono što konferenciju čini korisnom dešava se između tačaka rasporeda: u redu za kafu, na putu do sale, u kratkom razgovoru posle panela. Većina ljudi koji su posle takvog događaja dobili posao, saradnju ili ideju za projekat nije to dobila na predavanju, već u razgovoru koji je usledio.

Zato pre polaska odgovorite sebi na jedno jednostavno pitanje: zašto zapravo idem? Možda želite da upoznate ljude iz svoje struke, da saznate kako konkurencija rešava neki problem ili da pronađete potencijalnog partnera. Razlog koji ste jasno formulisali postaje filter za sve odluke na licu mesta, od toga koje predavanje ćete preskočiti do toga s kim ćete pokušati da razgovarate.

Značaj poslovnog povezivanja često se potcenjuje jer deluje nematerijalno. Kada razumete zašto je networking važan za vašu karijeru, lakše je da konferenciju posmatrate ne samo kao priliku za učenje, već i kao mesto na kojem možete da upoznate ljude iz struke, razmenite iskustva i otvorite prostor za buduće poslovne prilike.

Ipak, jedan dobar razgovor sa pravom osobom može da uštedi mesece traženja. Zamislite scenu: dvoje ljudi se u pauzi nađu kraj stola sa vodom, jedan pomene da traži rešenje za logistiku, drugi odgovori da je upravo to rešio. Takvi susreti ne mogu se zakazati, ali se mogu omogućiti ako imate prostora da ih dočekate.

Izbor predavanja ostavlja prostor za susrete

Kad dobijete raspored od osam sati predavanja dnevno, prirodan impuls je da prisustvujete svemu. To je greška koju prave i iskusni učesnici. Posle trećeg uzastopnog predavanja pažnja pada, a beleške postaju sve kraće i površnije.

Bolji pristup je da program pregledate unapred i izaberete dva do tri sadržaja po danu koji se direktno vezuju za vaš razlog dolaska. Ostatak vremena ostavite otvorenim.

Ta praznina nije gubitak, već prostor u kojem nastaju neplanirani razgovori: neko vas zaustavi posle panela, neko vam se pridruži za stolom, neko pita da li imate petnaest minuta.

Korisno je i da unapred ugovorite bar jedan ili dva susreta. Kratka poruka kolegi ili poslovnom kontaktu koji takođe dolazi, uz predlog da se vidite u pauzi, dovoljna je da dobijete čvrste tačke oko kojih se gradi ostatak dana. Uz to, ostavite bar petnaest do dvadeset minuta između obaveza. Sastanak koji kasni ili razgovor koji se zahuktao ne bi smeli da vas teraju da trčite ka sledećoj sali.

Tu se vraćamo na pitanje kretanja. Kada su smeštaj, mesto konferencije i lokacije sastanaka na različitim krajevima grada, prevoz postaje deo rasporeda, a ne tehnički detalj.

Ako rentate automobil u Beogradu, na primer, pa putujete u grad u kojem su hotel, kongresni centar i kancelarija partnera udaljeni jedni od drugih, sami određujete tempo dana. Ne čekate taksi, ne prilagođavate se redu vožnje i možete da prihvatite poziv na kafu ili ručak bez računanja kako ćete stići nazad.

Nije to jedino rešenje. Ako su sve tačke na pešačkoj udaljenosti, automobil može biti suvišan trošak i briga oko parkiranja. Poenta je da prevoz biramo prema rasporedu, a ne obrnuto.

Raspored puta određuje vreme za razgovore

Prevoz i raspored utiču jedno na drugo više nego što se čini. Pogledajte jedan realan primer: dvodnevna konferencija u gradu koji ne poznajete, hotel van centra, večernji sastanak sa kontaktom u drugom delu grada. Ako sve to rešavate improvizacijom, deo dana odlazi na proveravanje aplikacija, čekanje i računanje vremena.

Pre puta napravite kratku mapu dana. Ona ne mora biti detaljna; dovoljna su tri podatka za svaki dan: gde spavate, gde je konferencija i gde su sastanci. Zatim procenite razdaljine i vreme putovanja u gustom saobraćaju, jer se jutarnja i večernja gužva u većim gradovima lako udvostruče u odnosu na ono što pokazuje karta.

Ovaj korak ima i praktičnu stranu. Ako znate da između dva sastanka imate četrdeset minuta, a put traje dvadeset pet, ostaje vam petnaest minuta za predah ili pregled beleški. Ako to ne znate, stižete zadihani, sa mislima na putu umesto na razgovoru.

Kad je moguće, razmislite i o večernjem delu. Poslovne večere, neformalna druženja i prateći događaji oko konferencije često su mesta gde se vode najkorisniji razgovori. Ako se oslanjate na javni prevoz ili taksi, kasniji sati mogu postati logistički problem, pa ljudi rano odlaze baš kad razgovor postaje opušteniji. Sopstveno vozilo ili unapred dogovoren prevoz uklanja tu prepreku.

Za šire planiranje korisno je i da proverite uslove pre rezervacije. Pitajte o osiguranju, depozitu i vremenu preuzimanja, i dogovorite se tako da ne gubite jutro na šalteru. Većina agencija nudi onlajn ili telefonsko rezervisanje, pa sve možete da rešite pre polaska i ne trošite vreme na licu mesta.

Šta ostaje od konferencije posle povratka?

Najveći deo vrednosti konferencije često se izgubi u prvih nedelju dana po povratku. Sveže utiske zamene mejlovi koji su se nagomilali, a vizit-karte završe u fioci ili u torbi koja se ne otvara.

Zato prvog radnog dana odvojite pola sata. Zapišite tri stvari koje ste naučili, dve osobe sa kojima želite da nastavite razgovor i jednu konkretnu radnju koju ćete preduzeti u narednih sedam dana. Zvuči skromno, ali upravo ta skromnost čini da se plan zaista sprovede.

Što se kontakata tiče, javite se u roku od nekoliko dana. Kratka poruka sa pominjanjem onoga o čemu ste razgovarali („Pričali smo o isporukama za manje serije, šaljem vam link koji sam pomenuo“) mnogo je delotvornija od opšteg „drago mi je što smo se upoznali“. Ljudi pamte konkretnost, a ne ljubaznost.

Vredi sagledati i drugu stranu. Nekad je najveća korist konferencije u tome da shvatite šta vam ne treba: koji pristup ne odgovara vašem poslu ili koje predavanje je bilo prazno obećanje. I to je rezultat, jer vam štedi vreme i novac na sledećem događaju.

Konferencija u drugom gradu retko donosi rezultate sama od sebe. Donosi ih kada je jasno zašto idete, kada ostavite prostora za neplanirane razgovore, kada vam putovanje ne oduzima energiju ili stvara stres i kada se posle povratka nešto zaista nastavi.

Poportal